نکات متعددی پیرامون موضوع دستگاه حضور و غیاب وجود دارد که هر کسی برای آشنایی با این دستگاه و تکمیل اطلاعات خود قبل از خرید، نیاز به آگاهی نسبت آنها دارد. در این مقاله به بررسی و توضیح این نکات خواهیم پرداخت. در ابتدا صحبت را با معرفی سامانه حضور و غیاب شروع می‌کنیم.
سامانه حضور و غیاب
امروزه یکی از نیازهای اساسی مدیران شرکت‌ها و سازمان‌ها، کنترل دقیق ساعات کاری پرسنل خود و محاسبه‌ی صحیح کارکرد و بهره‌وری و حقوق و مزایای آنها بر اساس همین ساعات کاری است. در گذشته از سیستمهای ابتدایی مانند ثبت دفتری ساعات ورود و خروج کارمندان برای محاسبه‌‌های آخر ماه استفاده می‌شد. ولی ایراد بزرگ این روش‌های قدیمی، امکان ثبت ساعات غیر واقعی و دخل و تصرف‌های این‌چنینی کارمندان بود که در اغلب نهادها به مراتب اتفاق می‌افتاد و موجب پایمال شدن حق و حقوق واقعی عده‌ای می‌گردید. اما امروزه با پیشرفت تکنولوژی و ساخت یک سامانه حضور و غیاب هوشمند، این مشکلات برطرف شده و هر فردی به میزان کارکرد واقعی خود، حقوق و مزایا دریافت می‌کند.
اکنون دیگر سامانه حضور و غیاب به یکی از ملزومات اداری تبدیل شده است. حتی بعضی از شرکت‌های بیمه نیز به اطلاعات ثبت شده توسط این سیستم استناد می‌کنند. سامانه حضور و غیاب به کارفرمایان و مدیران امکان محاسبه دقیق ساعات کاری پرسنلشان را می‌دهد. با این سامانه میتوان به راحتی به زمان کار و اضافه‌کاری کارکنان دسترسی پیدا کرد و حقوق و مزایای آنها را بر اساس همین اطلاعات به‌طور دقیق محاسبه نمود.
قیمت دستگاه حضور و غیاب
قیمت دستگاه حضور و غیاب به نوع و مدل آن بستگی دارد. همانطور که می‌دانید این دستگاهها به انواع رمزی، کارتی، انگشتی و تشخیص چهره‌ای تقسیم می‌شوند. طبیعتاً هرچه امنیتی که دستگاه ارائه می‌دهد بالاتر باشد، قیمت آن هم بیشتر است. برای مثال مدل‌هایی که فقط از طریق وارد کردن رمز و خواندن کارت، تردد کارمندان را کنترل می‌کنند قیمتی پایین‌تر از مدل‌های اثر انگشتی و تشخیص چهره‌ای دارند. زیرا در این مدل‌ها امکان ثبت ورود یک کارمند توسط شخص دیگری وجود ندارد و تنها با چهره یا اثر انگشت خود فرد، ورود یا خروجش ثبت می‌شود. البته مدل‌های پیشرفته‌تر و گران‌تر این محصولات، توانایی پشتیبانی همه‌ی این موارد یعنی تشخیص چهره، اثر انگشت، کارت و کلمه عبور را دارا می‌باشند.
اپلیکیشن حضور و غیاب
همانطور که گفتیم امروزه اکثر شرکت‌ها و سازمان‌ها از دستگاه حضور و غیاب برای کنترل تردد کارمندان به محل کارشان استفاده می‌کنند. اما سؤالی که پیش می‌آید این است که در خصوص مواردی که پرسنل و کارمندان بیرون از محیط اداره یا شرکت کار می‌کنند چطور میتوان بر ساعات کاری و حضور یا عدم حضور آنها بر سر کارشان نظارت داشت؟ به‌خصوص با شرایطی که شیوع ویروس کرونا به وجود آورده و تعداد کسانی که از منزل کار می‌کنند را به شدت افزایش داده، این موضوع اهمیت بیشتری پیدا کرده است. برای رفع این نیاز، اپلیکیشن‌‌های حضور و غیاب طراحی و به بازار عرضه شدند.
این سامانه حضور و غیاب در واقع یک اپلیکیشن حضور و غیاب مبتنی بر وب و موقعیت مکانی یا همان Location است که به وجود دستگاه حضور و غیاب نیازی ندارد.
یکی از امکانات گوشی‌های موبایل هوشمند، قابلیت پیدا کردن موقعیت و مکان دقیق با استفاده از سیستم GPS است. مهندسین برنامه نویس با تکیه بر این تکنولوژی، اپلیکیشن حضور و غیاب آنلاین را ارائه دادند. این سامانه، نیازی به وجود دستگاه حضور و غیاب نداشته و به جای آن یک اپلیکیشن بر روی گوشی موبایل هر یک از کارمندان نصب می‌گردد. ابتدا محدوده‌های مورد نظر که هر کارمند مجاز به ثبت تردد در آن‌هاست مشخص و تعریف شده و در ادامه با حضور هر یک از کارمندان در آن موقعیت مکانی، و با خود اظهاری کارمندان از طریق اپلیکیشن نصب شده بر روی گوشی، ورود یا خروج آنها به ثبت می‌رسد. این اپلیکیشن، امکان کنترل تردد کارمندان را در هر نقطه‌ای از شهر، کشور و یا حتی کل دنیا بدون نیاز به دستگاه حضور و غیاب فراهم می‌آورد.
بعضی از این اپلیکیشن‌ها نیز به منظور امنیت بیشتر، برای احراز هویت فرد تکنولوژی تشخیص چهره یا اثر انگشت گوشی را نیز مورد استفاده قرار می‌دهند.
از مزایای سامانه حضور و غیاب آنلاین این است که کارفرما در هر مکان یا زمان و با هر نوع وسیله ارتباطی که در اختیار دارد تنها با اتصال به اینترنت می‌تواند وارد پنل اپلیکیشن مجموعه خود بشود و بر کلیه‌ی اطلاعات مربوط به تردد پرسنل نظارت داشته باشد.
بهترین دستگاه حضور و غیاب
اگر شما هم مدیر یک مجموعه یا سازمان یا کارفرمای یک بخش خصوصی هستید و قصد خرید دستگاه حضور و غیاب برای مجموعه‌ی خود را دارید، حتماً ادامه‌ی این مطلب را مطالعه کنید.
طبیعی است که بخواهید برای کنترل تردد پرسنل خود، بهترین دستگاه حضور و غیاب را خریداری کنید. اما چگونه مشخص می‌شود که یک دستگاه بهترین است یا خیر؟
برای انتخاب بهترین دستگاه حضور و غیاب نکاتی وجود دارد که باید به آنها توجه کنید. یکی از این نکات کارآیی‌ای است که از دستگاه انتظار دارید. همچنین ظرفیت تردد و ظرفیت ثبت کاربر و تناسب آن با تعداد پرسنل مجموعه شما، باید مورد توجه قرار گیرد. هنگام خرید این دستگاه در رابطه با قابلیت اتصال به اپلیکیشن حضور و غیاب را نیز حتماً بررسی کنید. علاوه بر این موارد، درباره‌ی گارانتی و خدمات پس از فروش محصول نیز از فروشنده سوال کنید.
هنگام خرید به معتبر بودن برند دستگاهی که قصد خریداری آن را دارید نیز توجه کنید. امروزه با توجه به افزیش تقاضا و استقبال خوب شرکت‌ها، برندهای متنوعی به تولید دستگاه‌های حضور و غیاب پرداخته‌اند. یکی از این برندها، برند فراتکنو است که علاوه بر تولید محصولات با کیفیت و پیشرفته، خدمات پس از فروش خوب و مناسبی را به مشتریان ارائه می‌دهد.
علاوه بر بحث معتبر بودن برند، فاکتورهایی وجود دارد که یک دستگاه را به بهترین دستگاه حضور و غیاب تبدیل می‌کند. از جمله‌ی این فاکتورها میتوان به مواردی مانند کیفیت تصاویر اسکن شده، سرعت پردازش، تعداد خطا در اسکن و امنیت در گرفتن خروجی اشاره کرد.
کیفیت تصاویر اسکن شده به دوربین به کار رفته در دستگاه و الگوریتم مورد استفاده در نرم افزار دستگاه وابسته است. هرچه کیفیت این دو بالاتر باشد، کیفیت اطلاعات دریافتی و دقت دستگاه نیز بیشتر خواهد بود. سرعت پردازش هم با نرم افزار دستگاه و روش‌های اسکن در آن، مشخص می‌شود. تعداد خطا در اسکن به بخش خاص بستگی نداشته و در واقع عملکرد کلی دستگاه را مورد سنجش قرار می‌دهد. و در نهایت موضوع گرفتن خروجی و دسترسی افراد غیرمجاز به اطلاعات دستگاه، موضوعی بسیار مهم و حیاتی بوده و اغلب مشتریان این فاکتور را مهمترین فاکتور یک دستگاه حضور و غیاب می‌دانند. زیرا هر مدیری نیاز دارد که از امنیت و غیرقابل دسترس بودن اطلاعات سیستم خود، مطمئن و آسوده خاطر باشد.
نکته ای که برای همه ی مدل ها لازم است بدانید این است تمامی مدل ها را می توانند به صورت قابلیت های ترکیبی ارائه شوند مثلا مدل تشخیص چهره الزاما فقط تردد از طریق چهره نیست بلکه سازنده می تواند قابلیت ثبت کارت یا حتی اثر انگشت را نیز اضافه کند و همین مسئله در قیمت دستگاه حضور و غیاب بسیار موثر بود.