مطالعات تحقیقاتی سال ۲۰۱۱ نشان دادهاند که %۶۰ سازمانها از زمانبندی اتوماتیک استفاده می کنند. تنها در چند سال گذشته به علت لایحه مراقبت های مقرون به صرفه و فشارهای مالی و تاکید بر بهبود بهره وری در کار این میزان افزایش یافته است.
خوب پس بخشها چگونه از دستگاه حضور و غیاب خود استفاده می کنند؟
ما نگاهی به Veritime، سامانه مدیریت حضور و غیاب خود انداخته ایم و چند مولفه بسیار معروف و مفید را به اشتراک گذاشتهایم، در اینجا چند مولفه مطلوب آمده است.
تصدیق برگه زمانبندی
آیا میخواهید دقت زمانگیری کارمند خود را بهبود بخشید؟ البته که میخواهید.
برای رسیدن به این هدف، بسیاری از قسمت های کاری با سامانه مدیریت حضور و غیاب از برگه زمانبندی و مرور آن و فرآیند تصدیق این برگه ها استفاده می کنند. بیشتر قسمت ها حداقل به مدیری برای بررسی این برگه ها قبل از ارائه به بخش کارپردازی نیاز دارند. سامانه شما باید به شما اجازه تنظیم این فرآیند را به همان روشی که میخواهید بدهد و میزان درستی آن را مشخص کند. مدیران می توانند زمان کارمندان خود را بررسی و آن را تایید و یا رد کنند.
بعضی قسمت ها نیز از ایمیل برای یادآوری دوره حقوق به مدیران خود استفاده می کنند، و بعضی دیگر گزینه های واگذاری دیجیتال برای حذف کاغذ بازی های غیر ضروری را به کار می برند.
دستگاه حضور و غیاب
قانون کار بر ساعت هفتگی
بخش های اداری عاشق توانایی هستند که با سامانهی زمانگیری بدست می آورند و می توانند دقیقا کار هفتگی را محاسبه کنند و دقیقا برای همان زمان به کارمندان خود حقوق دهند.
با سامانه حضور و غیاب خود، شما باید بتوانید قوانین ویژه ای برای پرداخت کار بر ساعت، و زمان کار شده طبق برنامه وضع کنید، برای مثال اگر کارمندتان ۵/۱ برابر برنامه زمانی کار کرد، یا دو برابر کار کرد، یا به طور ترکیبی کار کرد.
تقویم برتر
همه باید رویدادهای بخش خود را – تعطیلات، مرخصی ها، حوادث، تاخیر، خروج زودتر – که بر برنامه و حقوق کارمندان تاثیر می گذارد، مدیریت کنند. به این دلیل است که تقویم برتر مولفهی معروفی در سامانه های حضور و غیاب است.
با این تقویم در نرم افزار زمانگیری خود، می توانید رویدادهای خود را ایجاد کرده و آنها را برای هر فردی یا گروهی خاص از کارمندان تان اعمال کنید. این رویدادها به طور خودکار برای برنامه مناسب کارمندان نشان داده شده است. به این معنا که هر قسمت نباید وارد رویدادهای هر کارمند شود و کارمند نیازی به اطلاع دادن غیبت آن روز خود ندارد. بر اساس قوانینی که وضع می کنید سامانه به طور خودکار قوانین پرداختی آن روز را اعمال میکند.
دستگاه حضور و غیاب همچنین باید روزهایی که به طور غیر منتظره مجددا برنامه ریزی می کنید را اداره کند. برای مثال اگر حوزه شما به علت بارش برف از روز مدرسه خارج می شود می توانید «روز برنامه مجدد» و روز جبرانی ای که خارج از برنامه معمول کارمندان است را در تقویم تنظیم کنید. (مثل یک روز جمعه یا یک روز پس از پایان سال تحصیلی)
گزارش لیست حقوقی اختصاصی
یکی از بهترین فواید سامانه مدیریت حضور و غیاب ارسال داده های دقیقی است که از سامانهی لیست حقوقی خود جمع کرده اید. اکثر قسمت ها با سامانه های زمانگیری از گزارش خروجی لیست حقوق برای محاسبه زمانی کارمندان استفاده می کنند که شامل اسامی کارمندان، نوع کار، شماره حسابداری، گزینه های کارمزد، مکان ها، دلایل غیبت و موارد دیگر هستند.
یک سامانهی منعطف گزارشاتی پیش ساخته را ارائه می دهد و به شما اجازه می دهد تا گزارشات اختصاصی خود را بر اساس نیازتان بنویسید. این گزارشات اختصاصی دسته بندی، فیلتر، و داده های گروهی را میسر می سازد تا به راحتی زمانبندی و استثنائات پرداخت را مشاهده کنید و داده ها را برای لیست حقوقی مورد بررسی قرار دهید.
وارد کردن و خروجی گرفتن این اطلاعات ساعت های کار دستی ثبت داده ها در لیست حقوقی را حفظ می کند و خطر اشتباه را کاهش می دهد.
ردیابی معلمان جایگزین
آیا میدانستید می توانید با این سامانه زمان کاری معلمان جایگزین را نیز ردیابی کنید؟
در حالی که سامانه خودکار sub-calling وظایفی را که کارمندان جایگزین پذیرفته اند ثبت می کند، سامانهی k-12 زمان حقیقی کار هر کارمند جایگزین را می گیرد. قسمت های آموزشی از این مولفه برای بررسی زمانی که کارمندان جایگزین کار می کنند استفاده می کنند تا ساعات کاری آنها در لایحه مراقبت مقرون به صرفه (به ویژه برای جانشینان کارهای چندگانه در مکان های متفاوت) را گزارش دهند.
به علاوه (مختص به Veritime) کارمندان جایگزین شما میتوانند با یک ID و یا Pin وارد Aesop و یا Veritime شوند.