چگونه باید حضور و مدت زمان حضور یک کارمند را بررسی کرد؟
یکی از مهمترین عملکردهای بخش منابع انسانی، وظیفه جبران خدمات است. بنابراین با توجه به وظایف کارمندان، ثبت حضور و مدت زمان حضور آنها باید دقیق و درست باشد. به این دلیل، ستاد منابع انسانی باید درباره انواع روشهای بررسی حضور و مدت زمان حضور کارمند آگاهی داشته باشد. طیف روشها از فرایند های بررسی مبتنی بر کامپیوتر تا نمونه های ساده استفاده از قلم و کاغذ تنها را در بر می گیرند مانند نصب یک ساعت دیواری سنتی برای استفاده توسط کارت های ساعت فردی که با نام و شماره کارمند، بخش با هر اطلاعات شناسایی دیگر مهر شده اند. در ابتدای شیفت، کارمند کارت ساعتش را در آن ساعت قرار میدهد و کارت را با زمان جاری مهر میزند.کارفرمایانی که از این روش استفاده میکنند تاکید شان بر این است که کارمندان به دقت به ساعت ورود و خروج با توجه به یک بازه مشخص زمانی برای حفظ یک مقدار ثابت ساعت برای کار هفتگی توجه کنند.برای مثال، کارمندان معمولا از ساعت زدن بیشتر از چند دقیقه قبل از اینکه شیفت شان شروع شود یا بیشتر از چند دقیقه بعد از پایان کارشان خوششان نمی آید. این روش باعث می شود فرایند پرداخت برای کار ساعتی در طی یک هفته کامل کاری آسان شود. بنابراین، این سیستم باید برای انعکاس حضور مدت طولانی تری از زمان مورد نظر یا ترک و غیبت، تعطیلی یا غیبت های دیگر مربوط به کار مانند شرکت در سمینارهای خارج از محیط کاری و کارگاه ها تعدیل شود.
وظیفه نگه داشتن زمان را به سرپرستان و مدیران در حوزه وظایف شان به عنوان بخشی از وظایف کاری معمول شان واگذار کنید. با استفاده از این روش، سرپرستان و مدیران بر زمان دقیق روزانه ورود و خروج هر کارمند نظارت دارند. این روش می تواند برای دپارتمان های کوچک مفید باشد با این حال، نظارت و گزارش نویسی وقتی کارمندان شروع به انجام وظایف روزمره شان می کنند و وقتی آنها کارشان را تمام می کنند می تواند زمان بر و حداقل روشی هزینه بر باشد. نتیجه این روش این است که سرپرستان و مدیران احتمالا بیشتر با غیبت های کارمندان در محیط کاری آشنا میشوند. همانطور که گفته شد، ثبت غیبت های کارمند از طریق نظارت سرپرست و اطلاعات مبادله شده بین کارمند و سرپرست می تواند بسیار دقیق باشد. یک روش سلف- سرویس برای کارکنان در جهت نظارت بر حضور و غیابشان ایجاد کنید. با استفاده از یک روش نگهداری زمان به طور سنتی از طریق تامین کنندگان استخدام شده یا خدمات حرفه ای تامین می شود، کارکنان می توانند وظایف روزمره شان را برای گرفتن افزایش حقوق یک ربع یا نیم ساعت انجام دهند. نرم افزارهای کاربردی وجود دارد که در این فرایند کمک می کنند. با این حال، بسیاری از راه حل های نرم افزاری ممکن است برای صدور صورت حساب مشتریان باشند و نه فقط برای حفظ زمان حضور کارمند. کارکنانی که درگیر انجام پروژه کاری هستند که در فواصل متوسط یا بلند مدت زمانی باید آن را انجام دهند ممکن است این روش را در پیگیری کارایی شان مفید ارزیابی کنند و کارفرماها آن را در جبران کار کارکنان مثلا به مدت نیم ساعت بابت مشتریان خاص مفید خواهند یافت.
شما می توانید با استفاده از دستگاه حضور و غیاب اثر انگشتی یک گزارش کامل از حضور و غیاب و تردد پرسنل داشته باشید.
